A termelő-, gyártó- és logisztikai vállalatokat egyre gyakrabban szembesíti komoly kihívásokkal az, hogy mennyire kiszámíthatatlanná vált a megfelelő munkaerő megtalálásának időigénye. Míg egy fehérgalléros pozíció betöltése sokszor hónapokat is igénybe vehet anélkül, hogy az üzletmenetre azonnali hatása lenne, addig egy operátori, raktári vagy gyártósori munkakör elhúzódó betöltése közvetlen termeléskiesést okoz. Az elvárások sokszor irreálisak, a valóság pedig gyakran kényelmetlen meglepetéseket hoz.
A fizikai munkakörök esetében nincs egységes válasz arra, mennyi időt jelent egy reális toborzási folyamat. Az egyszerűbb, betanított pozícióknál akár 15–30 nap is elegendő lehet, ha a vállalatnak jól működő rendszerei vannak, gyors a döntéshozatal és megfelelő a toborzási infrastruktúra. Ám ha bármelyik láncszemben fennakadás történik – legyen az lassú visszajelzés, túlbonyolított kiválasztási mechanizmus vagy lassú adminisztráció –, akkor még egy egyszerű munkakör esetében is könnyen 45–60 napra csúszhat a folyamat.
Sokkal hosszabbak az átlagos időtartamok azokban az esetekben, amikor már speciális szakértelmet vagy előzetes tapasztalatot igényel a pozíció. Hegesztők, karbantartók, gépkezelők toborzása jellemzően már 30–60 napos időtartamot jelent. Itt már nem elegendő elérni a jelölteket, fel is kell tudni mérni a szükséges kompetenciákat, és olyan ajánlatot kell tenni, amely valóban versenyképes a piacon. A termelés folyamatossága szempontjából kulcsfontosságú tudni előre, hogy ezek a pozíciók nem tölthetők be azonnal, ezért a kapacitástervezésbe be kell építeni a reális várható időt.
A legösszetettebb helyzetet azok a munkakörök jelentik, amelyekhez a hazai munkaerőpiac nem képes elegendő jelöltet biztosítani. Ilyen esetekben akár vendégmunkások bevonása is szóba kerül, és a folyamat könnyen elérheti a 60–90 napot. Az adminisztrációs terhek megnövekednek, jogi és nyelvi kérdések is megjelennek, miközben a vállalatnak biztosítania kell, hogy a jelöltek valóban eljussanak a munkahelyre és beilleszkedjenek.
Ami gyakran rejtve marad a mutatók mögött, az az a tény, hogy a legnagyobb időpazarlás nem az interjúkon történik, hanem a folyamat köztes szakaszaiban. Ha a jelentkezés után csak napokkal később keres meg valaki egy jelöltet, az nagy eséllyel már máshol dolgozik. Ha az ajánlat után nem világosak a következő lépések vagy a kommunikáció lassú, akkor az elfogadás után is előfordulhat, hogy a jelölt végül nem jelenik meg. Ezek a "csendes" időpazarlások adják a tényleges betöltési idő nagy részét, és ezek optimalizálása döntő fontosságú.
A külső munkaerő-partnerek bevonása éppen ezért nem gyengeség vagy kényszerű probléma megoldása, hanem tudatos stratégiai döntés lehet. Ha a belső HR kapacitás korlátozott, a toborzási csatornák nem elég hatékonyak, vagy a vállalat nem tudja garantálni a szükséges gyorsaságot, akkor egy tapasztalt partner jelentősen csökkentheti a betöltési időt. A partnerek már rendelkeznek jelöltbázissal, folyamatokkal, kapcsolatokkal és sokszor több évtizedes tapasztalattal, ami lehetővé teszi, hogy a toborzás ne hétvégeken vagy munka mellett történjen, hanem profi szinten, fókuszáltan és mérhető eredményekkel.
A lényeg nem az, hogy minden pozíciót 30 nap alatt meg lehessen tölteni, hanem az, hogy a vállalat pontos képet kapjon arról, mi a reális időkeret, és ebből kiindulva építse fel a kapacitástervezését, döntéseit és erőforrás-allokációját. Ha a vezetés tisztában van azzal, hogy egy adott pozíció betöltése 45 napot vesz igénybe átlagosan, akkor nem fog irreális nyomást helyezni a HR-re, és nem fog termelési megrendeléseket olyan határidővel elfogadni, amely kapacitáshiány miatt nem teljesíthető. A tudatosság, a mérés és a folyamatos finomhangolás a siker alapja.