Munkahelyi produktivitás – Így rendszerezem a feljegyzéseimet

Lassan másfél éve vagyok a jelenlegi munkahelyemen, és ezalatt sok különböző területen és feladaton dolgoztam. Ez azt is jelenti, hogy rengeteg feljegyzést kell készítenem, hogy hatékony lehessek (jobb, mint túlórázni ;)), minden szükséges információ megmaradjon és kéznél legyen, illetve hogy segítse a gondolataim áramlását, és ezáltal a munkám során felmerülő problémák megoldását is. Mostanra 3 alappillére lett munkahelyi feljegyzéseimnek – mindegyik pillérnek megvan a saját előnye és funkciója, a három együtt pedig egy kényelmes, rugalmas rendszert alkot. A továbbiakban arról olvashattok, hogyan működik ez a három eszköz külön-külön, és melyiknek milyen szerep jut az én rendszeremben.


OneNote – A mindent tudó

Digitális jegyzeteléshez ennél kézenfekvőbb eszköz nincs is! Ha van MS Office a gépeden, az azt jelenti, hogy nagy valószínűséggel OneNote-tal is rendelkezel. Nyithatóak benne digitális jegyzetfüzetek a nagyobb témáknak, azon belül pedig további szekciókkal és oldalakkal tudod részletezni az információkat. Nálam ide kerülnek a folyamatok leírásai és a velük kapcsolatos fontos tudni valók. OneNote-ba egy az egybe be tudom másolni a lényeges e-maileket, amik valami hosszú távon is fontos információt tartalmaztak, és screen shotok is könnyedén beilleszthetőek. A OneNote akkor a legjobb barátom, ha nagyobb terjedelmű információt szeretnék feljegyezni magamnak, és ezeket az információkat szeretném külön kategóriákra osztani.


Wunderlist – A tettre kész

A Wunderlist szintén digitális formában őrzi meg a feljegyzéseimet – ezúttal teendő listákról van szó. A laptopomról és a telefonomról egyaránt el tudom érni ezt az alkalmazást, így bármikor fel tudok venni új tételeket a listámra (ha offline vagyok, akkor is működik a dolog, mert később össze tudom szinkronizálni a két felületet). A Wunderlistben tartom minden teendő listámat, ezekből viszont csak egy vonatkozik a munkahelyi teendőimre. Kivételt ez alól csak nagyobb, sok lépésből álló munkahelyi feladatok képeznek: ezek kaphatnak külön listát szükség esetén – egyébként elég a sima lista is, ahol tudok alfeladatokat is létrehozni, illetve jegyzeteket írni az egyes teendőimhez (utóbbi funkciót imádom :)).


Papír alapú jegyzetfüzet – A kreatív

Akármennyire is digitalizálttá vált a világunk, én nem tudok meglenni hagyományos papíralapú jegyzetfüzet nélkül. Ami azt illeti, a munkahelyemen minden új belépő kap az elején céges logóval ellátott füzetet – elsősorban azért, hogy a kezdeti tréningeken legyen mibe írnia, de utána is nagyon hasznos volt, hogy van direkt a munkahelyi jegyzeteknek dedikált jegyzetfüzetem. Nálam ez olyan megbeszéléseken kerül használatra, ahol vagy kikötés, hogy ne vigyél magaddal laptopot, vagy saját józan belátásom szerint úgy érzem, hogy a folyamatos internet elérés inkább káros lenne a folyamatra, mint hasznos :) Emellett ha csak magamnak ötletelek, vagy szeretném rendezni a gondolataimat egy témával kapcsolatban, akkor is ezt a füzetet veszem elő. Ilyenkor sokkal jobban szükség van a kreativitásomra, mint az alapinformációk rögzítésénél vagy egy teendő lista megírásánál; gyakran rajzolok, nyilazok vagy színezek is ilyenkor – ezekhez pedig mindenképp a papír alapú jegyzetfüzet a legjobb társ :)

Ahogy látjátok, a fenti három eszköznek más-más szerepe van, és jelenleg minden igényemnek megfelelnek. Ti használjátok valamelyiket a fentiek közül? (Jó, azért gondolom a jegyzetfüzet megvan mindenkinek :D) Milyen más eszközöket használtok a munkahelyeteken vagy csak úgy általában jegyzetelésre? Várom a válaszokat kommentben :)

További bejegyzések