Tippek teendő listához

Időről időre mindenkivel előfordul, hogy annyira felhalmozódnak az elvégzendő feladatai, hogy már képtelen fejben tartani őket. Egy jól összeállított teendő lista segít abban, hogy folyamatosan tisztában legyünk a feladatainkkal, így a napjaink sokkal szervezettebbek lehetnek. A mai bejegyzésben egy ilyen lista összeállításához találtok ötleteket :)

1. Állítsd össze lefekvés előtt!

Már írtam a vizsgaidőszaki rutinról szóló bejegyzésemben, hogy szeretem már este összeállítani a másnapi teendő listát. Ez azért jó időpont, mert egyrészt összegzem az adott napot, így látom, mire volt időm, és mire nem – utóbbiak azonnal felkerülnek a másnapi listára. Másrészt, úgy tudok lefeküdni aludni, hogy semmi olyan nem motoszkál a fejemben, hogy jaj, el ne felejtsem holnap, hogy… Hajlamos vagyok ilyeneken pörögni elalvás előtt, amivel a saját pihenőidőmből veszek el. Egyszerűbb, ha lefekvés előtt átgondolom a másnapi teendőimet, és leírom őket, így biztosan nem fognak zavarni az alvásban :) Reggel aztán úgyis újra átolvasom a listát, mielőtt munkához látnék, és ha valami hiányosságot (esetleg többletet) találok rajta, akkor még mindig van lehetőség módosítani rajta.

2. Bontsd szét a nagyobb feladatokat.

Például, ha el kell olvasnod egy könyvet vizsgaidőszakban, és te ezt a feladatot 3 nap alatt akarod letudni, akkor ne azt írd a listádra, hogy “150 oldal az X könyvből”, hanem sorold fel a konkrét fejezeteket egyenként, mint külön teendőket. Ha mégis rosszul mérted fel azt, amit egy nap alatt teljesíteni tudsz, még mindig nagyobb sikerélmény az, hogy az elsőtől a harmadik fejezetig mindent elolvastál, és csak a negyedik nem fért bele már az adott napba, mint az, ha nem tudod kipiálni az adott feladatot, hiszen nem teljesült a 150 oldalas cél.

Ugyanezzel a módszerrel sok más munkát és teendőt is feloszthatsz. A kisebb célokat könnyebb teljesíteni, jobban felmérhető az időszükségletük, egyszerűbb rangsorolni őket, mintha egy nagy feladattal néznél szembe. Emellett pedig gyorsabban nyújt sikerélményt, hiszen minden részfeladat után elkészülsz valamivel, míg a nagy feladat kitűzése esetén sokszor órákat robotolsz anélkül, hogy lenne alkalmad vállon veregetni magadat.

3. Rangsorolj!

Felállíthatsz egy tényleges rangsort, ahol pontosan megtervezed, hogy milyen sorrendben oldod meg a feladataidat, de én most egy ennél kevésbé kötött megoldást szeretnék javasolni. Nekem már az is rangsorolásnak számít, ha valahogy elválasztom az aznapi kötelező teendőket azoktól, amiket ugyan meg kell csinálnom, de nem baj, ha aznap mégsem sikerül. Én ilyenkor a színkódolást használom – mert mint tudjátok, szeretem az ilyesmit – és más színnel írom fel az aznapi teendőket, mint azokat, amik nem olyan sürgősek. Így jól látom, hogy mik azok, amiket előre kell vennem, és mindenképp bele kell férniük az adott napba, a többi pedig csak ajánlás. Ha van időm és energiám, akkor nekiállok azoknak is, ha fáradt vagyok, akkor hanyagolom. A könyves példánál maradva: felírom a tankönyv első 4 fejezetét, amit aznap mindenképp szeretnék elolvasni, hogy biztosan végezzek vele vizsgáig. Ezeket felírom kékkel. Közben felmérem a könyv többi részét, és látom, hogy az 5. fejezet csak 15 oldal, így zölddel odabiggyesztem azt is a sor végére – ha még nem unom teljesen a témát, és van rá időm, elolvasnom azt is.

Természetesen nem muszáj színekkel elválasztanod a teendőket, az is jó megoldás, ha csoportosítva írod fel őket a listádra, vagy csak egyszerűen húzol egy vonalat a kötelező teendők után, és minden ami a vonal alá kerül, már csak ajánlás, de nem muszáj aznapra bezsúfolni. Használhattok egyszerű jelöléseket is a teendők megkülönböztetésér, bár én ezt inkább az extra fontos dolgoknak tartogatnám. Például, ha délelőtt el kell intéznem egy telefonhívást, amit nem halaszthatok későbbre, akkor az kap a listán egy rakat piros felkiáltójelet, hogy még véletlenül se felejtődjön el.

4. Tűzz ki reális célokat!

Ne feledd, hogy egy nap 24 óra. Amiből nyolcat jó esetben alvással töltesz, de még ezen felül is kell időt szánnod evésre, pihenésre. A fennmaradó idővel kell gazdálkodnod, amikor a teendő listádat készíted. Igyekezz annyi feladatot tervezni egy napra, hogy azt kényelmesen, kapkodás nélkül tudd teljesíteni. Ha biztosra akarsz menni, készíts olyan teendő listát, ami napokra lebontva mutatja az egész hetedet – így ha hétfőn felírsz csütörtökhöz egy olyan teendőt, ami még várhat addig, biztosan nem fogod elfelejteni.

5. Vidd magaddal mindenhová!

Lehet, hogy csak én vagyok feledékeny, de velem már számtalanszor előfordult, hogy összeállítottam egy remek listát, majd reggel elmentem suliba, a lista meg otthon maradt az asztalomon. Nem egy szerencsés helyzet, hiszen azért készítek listát, hogy napközben “puskázhassak” belőle, és tudjam, milyen feladatokról nem szabad megfeledkeznem aznap. Emellett sokszor előfordul, hogy a nap folyamán felmerül egy új teendő, amivel addig nem számoltam, és ilyenkor jó, ha azonnal hozzá tudom adni azt a listámhoz. Ha van határidőnaplód, vezesd abban a listád, vagy egy gemkapoccsal erősítsd valamelyik oldalhoz, de az is jó megoldás, ha a telefonodba írod fel a feladataidat.

Képek forrása: picjumbo.com

További bejegyzések